Organização e pontualidade são dois dos maiores motivos para a satisfação de um paciente no consultório médico. Em contrapartida, se isto não acontece as chances de gerar um sentimento de insatisfação no indivíduo é grande. Afinal, ninguém gosta de perder o seu precioso tempo, certo?

É compreensível que surjam imprevistos, atrasos inevitáveis ou problemas no geral. No entanto, o seu paciente nem sempre vai entender seus motivos ou terá o tempo disponível para realocar seus horários — ele também tem a própria agenda de compromissos.

Assim, alguns aspectos, como cancelamentos constantes, reagendamentos em cima da hora ou imprevisibilidade no atendimento, podem causar transtornos. E para driblar esses problemas, a sua melhor ferramenta é a estruturação de uma agenda bem elaborada, planejada e que deve ser seguida à risca.

Automatize

O primeiro passo para uma estrutura sólida é a automatização de processos. A agenda no papel já não é mais uma opção, por isso, uma agenda digital é a sua melhor aliada. Dessa forma, você tem acesso constante aos horários, mesmo que esteja fora do consultório.

Uma gestão eletrônica tem maior eficácia, além de auxiliar nos demais procedimentos por ser um registro de informações seguro, confiável, de fácil acesso e que não ocupa tanto espaço quanto os antigos arquivos de papel.

A automatização também é válida para documentos, prontuários, notas fiscais, pagamentos e muitos outros aspectos que facilitam a vida de todas as partes envolvidas.

Confirme

Outra tática indispensável é a confirmação. Enviar uma mensagem para o paciente um dia antes da consulta, esse ato assegura a sua presença e é importante para evitar atrasos e possíveis consequências com os demais alocados na agenda. Dessa forma, você firma compromisso com o indivíduo, evitando que ele esqueça ou negligencie o seu lugar na lista de pacientes.

Também é comum que aqueles que marcaram a consulta com várias semanas de antecedência esqueçam do dia e horário marcados e acabem faltando por falta de aviso. Assim, para evitar transtornos, utilize o recurso da confirmação via mensagem ou ligação — dependendo do seu tipo de público — e seja mais assertivo na organização da agenda.

Coloque limites

A sobreposição de horários é uma adversidade que traz desvantagens tanto para você, quanto para o próximo paciente do cronograma. Por isso, o ideal é estabelecer um tempo máximo para cada um dos agendamentos. Por exemplo, ao marcar com o indivíduo, envie para ele o momento do início e do fim da consulta: “Olá! A sua consulta está agendada para o dia 10, das 13h às 13h45.”

Além disso, estabeleça um tempo entre as consultas que seja suficiente para arrumar o seu consultório, organizar os instrumentos, prontuários e demais ferramentas para o próximo atendimento. Tudo no seu ritmo!

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Seja pontual

Essa responsabilidade não recai somente sobre o médico! Todos os funcionários do empreendimento devem levar a pontualidade a sério. Esse quesito tem extrema importância na fidelização do paciente, satisfação e avaliação dos seus serviços.

Você pode prestar um atendimento excelente, ser educado, prestativo e atencioso, mas se em algum momento o indivíduo teve que esperar mais do que o necessário, esta impressão estará entre as primeiras no momento em que ele for realizar um novo agendamento ou recomendar os seus serviços a um amigo.

Treine

Uma equipe bem preparada demonstra que está pronta para resolver os problemas do paciente e passa confiança na hora do atendimento. Desde o primeiro contato, um time bem treinado difere-se de forma evidente quando comparada a uma equipe de funcionários que não está agindo em conjunto e de forma previamente combinada.

Assim, investir no treinamento tanto para o uso das tecnologias implantadas, quanto no atendimento aos pacientes que chegam até o seu consultório é a garantia de uma maior assertividade, além de evitar problemas na hora de fechar a agenda.

Agora, é só botar as dicas em prática e aproveitar a tranquilidade que uma agenda bem estruturada oferece para o seu cotidiano.